De la factura al número: así se ve la Fase 1
La Fase 1 convierte lo que ya pagaste en un número por proceso. Dura seis semanas, cuesta entre USD 3,000 y 8,000 y termina con una salida: decides el siguiente paso con evidencia en la mano. Se firma método, medición y alcance. No se firma resultado.
Hoy tienes la factura. El número no
Pagaste un ERP, algunas licencias, tal vez un piloto. Cuando un socio pregunta «¿y esto cómo lo justifico?», lo que existe es una presentación, no una cifra.
Imagina una licencia de IA repartida entre quienes la pidieron, sin política de uso y sin un proceso asociado. Nadie hizo nada mal. Simplemente nadie midió dónde empezaba el trabajo antes de que llegara la herramienta, así que nadie puede decir qué cambió.
Ese es el hueco que cierra la Fase 1. No es un proyecto grande al que te comprometes para averiguar si la IA te sirve. Son seis semanas para medir.
Lo que tienes en la mano al final de la sexta semana
La Fase 1 es la primera de las cuatro fases del Método 4C®, nuestro método de trabajo, y cada fase termina con una salida. Al cerrar esta, recibes tres cosas.
Un Radar de Madurez: una lectura de en qué nivel está tu empresa hoy para operar con IA.
Un Mapa de Oportunidades: qué procesos vale la pena atender y en qué orden.
Un Plan de Acción de 90 Días: qué se hace en el siguiente trimestre, con una línea base de cada proceso priorizado. La línea base es el número de hoy: cuántas horas, de quién, cuánto cuesta.
Tomemos el escenario de una cotización que se arma buscando tarifas en tres sistemas y consolidándolas a mano. Al final de la Fase 1 no tienes la promesa de que será más rápida. Tienes cuántas horas de quién consume hoy. Sin ese número, cualquier mejora posterior es una opinión.
Cómo se construye: primero escuchar, después medir
El diagnóstico empieza por conversaciones, no por software. Hablamos con la dirección y con los jefes de área. También con TI, con el contador y con quien opera el proceso todos los días, porque son quienes saben dónde duele y qué se puede tocar sin romper nada.
Después viene la Bitácora DILO: un registro sencillo donde el propio equipo anota durante unos días en qué se le va el tiempo. Si el jefe de operaciones apunta cuánto tarda en consolidar tarifas, ese dato es suyo. No lo estimamos desde fuera.
Es como revisar una unidad antes de decidir si se repara o se reemplaza: primero el diagnóstico del taller, luego el presupuesto. Hacerlo al revés es lo que produce pilotos que mueren en presentación.
La Fase 1 usa además un criterio para elegir proceso: al menos 500 horas-hombre al año o más de USD 50,000 de costo operativo anual. Si ningún proceso llega a ese umbral, te lo decimos. Es una respuesta válida, y sale en seis semanas, antes de haber comprometido una inversión mayor.
Qué se firma y qué no
Se firma: un método, una medición y un alcance. Seis semanas, un precio entre USD 3,000 y 8,000 y los entregables descritos arriba.
No se firma: un resultado, una herramienta elegida de antemano ni una segunda fase. Nadie promete ahorros sin línea base, y la línea base es justo lo que se construye aquí.
Al terminar, la decisión de qué sigue es tuya y la tomas con evidencia, no con una presentación. El plan queda en tus manos y debe poder ejecutarse sin nosotros. Nuestro objetivo es que dentro de un año no nos necesites para esto.
Si la evidencia no justifica el siguiente paso, lo sabrás pronto y barato, no tarde y caro.
Qué hacer esta semana
No necesitas comprarnos nada para empezar a construir tu número:
- Lista lo que ya pagaste. Pide a finanzas licencias, ERP y pilotos activos, con costo mensual y quién los usa. Meta: una hoja de una página.
- Mide un proceso. Elige el que más se queja de tiempo y pide a quien lo ejecuta que anote durante tres días cuántas horas le dedica. Meta: un número, aunque sea imperfecto.
- Contrástalo con el umbral. Proyecta esas horas a un año. ¿Se acercan a 500 horas-hombre? Si no, probablemente no es tu primera prioridad.
La Fase 1 no te promete un resultado. Te da un número por proceso y una decisión que puedes defender ante tus socios. Lo que decidas después es tuyo.
¿Quieres ver si la Fase 1 aplica a tu caso? Agenda una Sesión 0.